Wie Du gekonnt Ablenkungen meisterst

Hand aufs Herz! Lässt Du Dich auch gerne und leicht ablenken? Ich wette, Du schmunzelst jetzt und nickst zumindest im Geiste. Wenn ich Dir sage, dass dieser Link zu einem der lustigsten und verrücktesten Katzenvideo (klick) > führt, würdest Du Dir dies wahrscheinlich kurz anschauen und dann wieder zu diesem Artikel zurückkehren.

Oder auch nicht!

Weil Du diesen Artikel schnell vergessen hast!

Aber DAS wird dieses Mal nicht passieren! Du bist ja wieder zurück 😉

Ablenkungen richten nämlich unbewusst großen Schaden an, wenn wir uns auf sie einlassen und sie zulassen. Sie beeinflussen uns sogar noch lange Zeit nachdem wir zu unserer ursprünglichen Aufgabe wieder zurück gekehrt sind.

Das kann verschiedene Resultate haben:

• Wir bewerten jede Unterbrechung in unserem Arbeitsablauf als einen Qualitätsverlust im Endprodukt.
• Wir ärgern uns über unsere scheinbare Unfähigkeit, Ablenkungen zu vermeiden, und sehen dies letztendlich als persönliche Schwäche.
• Wir betrachten Ablenkungen auch als eine Art Zielverfehlung am Weg unserer Entwicklung und nicht als einen Umweg.
  

Willkommen und schön, dass Du wieder meinen Blog-Artikel liest!

In diesem Beitrag möchte ich Dir einige Strategien zeigen, wie Du gekonnt Ablenkungen meisterst.

Was kannst Du nun dagegen tun?

1. Nimm Deine Ängste an!

Wir alle lassen uns ablenken! Wir alle ärgern uns, wenn ein produktiver Moment unterbrochen wird. Und wir alle sind genervt, wenn Ereignisse nicht wie geplant verlaufen.

Wenn Du zulässt, dass Du Dich bei Ablenkungen ärgerst, wird das Deine Produktivität lähmen. Dieser Ärger fördert auch den Unmut gegen diejenigen, die die Ablenkungen verursacht haben.

TIPP: Erkenne an, dass Du manchmal abgelenkt sein wirst, und sehe diese Ablenkungen mit Gelassenheit, sodass großer Ärger nicht aufkeimen kann. Sehe es als Gelegenheit, den Workflow zu verbessern.

Du kannst sie nicht immer verhindern, aber Du kannst verhindern, dass sie Deinen Tag beherrschen. Du bestimmst über Deine Zeit!

2. Mit System an Unterbrechungen

Ein wirksames System gegen Unterbrechungen ist ein Schlüssel für einen produktiven Arbeitsstil. Unterbrechungen zu systematisieren, mag zwar unmöglich erscheinen, aber das muss nicht auch für Dich gelten!

Hier findest Du eine einfache Möglichkeit, wie Du mit System beginnen kannst:

TIPP:

1. Zeichne zu Beginn jeder Arbeitseinheit ein paar Quadrate auf ein kleines Stück Papier. Diese stehen für mögliche Ablenkungen, die mit ziemlicher Sicherheit auftauchen werden.
2. Wenn Du auf eine Ablenkung stößt und diese erfolgreich abwehrst, setze ein Häkchen in ein Kästchen.
3. Nach einer Weile gelingt es Dir, dies in Deinem Kopf zu tun. So wirst Du merken, dass die Ablenkungen immer weniger werden.

Klingt einfach, oder? Eine erwartete Ablenkung hat keine Macht über Deinen Tag und so hast Du weiter noch die Kontrolle.

3. Delegieren und terminieren

Wenn Dich ein Kollege unterbricht und Deine volle Aufmerksamkeit erfordert – selbst, wenn es nur ein kurzer Impuls zum Kaffeeplausch ist, – solltest Du dieses Gespräch abblocken und terminieren. Die schlichteste aber auch uncharmanteste Art, dies zu tun, ist sicher: „Ich habe jetzt keine Zeit. Stör mich nicht!“ zu sagen.

Die elegantere Variante ist ein bisschen stragegischer.

TIPP: Nimm Dir einen kurzen Moment Zeit, um zu verstehen, was diese Person von Dir will. Stirbt jemand? Brennt es? Oder hast Du einen Termin vergessen? Ist es diese Ablenkung wert?

Wenn sich herausstellt, dass es sich NICHT um einen Notfall handelt, terminiere das Gespräch und delegiere den Großteil der Detailarbeit an jemanden, der über die nötigen Ressourcen verfügt.

4. Sage der Prokrastination den Kampf an

Man kann mit Sicherheit sagen, dass die meisten von uns weit mehr Ablenkungen zulassen, als sie sollten!

Und warum?

Weil wir chronische AufschieberInnen sind und Ablenkungen uns eine Möglichkeit bieten, zu trödeln, ohne übermäßig faul zu wirken.

TIPP: Der einfachste Weg, der Prokrastination entgegenzuwirken, besteht darin, die Dringlichkeit mit verkürzten Zeitfristen zu verbinden.

Wenn Du normalerweise 3 Stunden brauchst, um etwas zu erledigen, gehst Du noch vorher auf die Toilette, holst Dir ein Glas Wasser, stellst einen Timer auf 90 Minuten und stürzt Dich in Deine Arbeit!

Klappt es immer? Nein, aber wenn es klappt, macht es richtig Spaß!

5. Teile Deinen Tag in einzelne Zwischenziele

Ablenkungen sind am gefährlichsten für Menschen, die ohne kurzfristige Ziele arbeiten.

TIPP: Du kannst Dich so aus der „Gefahrenzone“ bringen, indem Du dir über den Tag verteilt kleine Zwischenziele setzt. Wahrscheinlich brauchst Du das nur für Aufgaben zu tun, die Du wirklich nicht erledigen willst.

Ein Beispiel:

• Sende eine unangenehme E-Mail bis 9 Uhr
• Erledige die Agenda einer Besprechung bis 12 Uhr
• Sage bis 14 Uhr etwas Nettes zu Deinem nervigen Chef/Kollegen
  

Der Vorteil davon besteht darin, dass Du jetzt zeitlich festgelegte Ziele hast. So kannst Du ganz leicht den Ablenkungen entkommen.

Das Telefongespräch um 8:45 Uhr, das vielleicht eine Stunde gedauert hätte? Wird durch die E-Mail-Deadline gestoppt!

Der kurze Blick in die sozialen Medien um 11 Uhr? Wird durch die Agenda des Meetings ausgehebelt!

Du möchtest gerne indivielle Lösungen in Deinem Setting? Dann lass uns im Status-Check gemeinsam draufschauen.

STATUS CHECK: I´M IMPRESSIVE

Mit einem Analysebogen und anschließendem Zoom-Call finden wir Deine größten Wachstumshebel:

• wie Du Deine nächsten Schritte setzt und wie Du Deine Ziele erreichst
• danach kennst Du die Bereiche, wo Du starkes Entwicklungspotential hast und
• bekommst erste Umsetzungsstrategien.

6. Begrenze Deine äußeren Einflüsse

Je mehr Du die Möglichkeit äußerer Ablenkungen einschränkst, desto weniger werden sie Dir in die Quere kommen.

Ja, dafür braucht es einen gewissen Grad an Charakterstärke, um die sozialen Medien und Dein stets griffbereites Smartphone zu ignorieren. Und es erfordert Vertrauen in die Menschen, mit denen Du täglich zusammen arbeitest, um Dich vom daily business immer wieder freispielen zu können. So kannst Du in Ruhe im Hintergrund an Businessplänen zu feilen.

Und ja, es ist oft sehr schwer, die Kontrolle abzugeben, weil wir oft das Gefühl haben, etwas zu verpassen und nicht mehr wichtig genug zu sein, wenn wir uns mal etwas zurücknehmen.

TIPP: Tu es! Deine TOP-Ergebnisse werden Dir beweisen, dass es diese Mühe wert war.

7. Bündle Aufgaben

Wenn Du das Beantworten von E-Mails bündelst und Zeitfenster für Telefonanrufe einplanst, mag dies zwar wie eine langweilige Geschäftsmethode erscheinen, aber es ist eine äußerst effektive Methode, um Ablenkungen zu vermeiden.

Dieses Bündeln von Aufgaben ist sogar noch effektiver, wenn es darum geht, den Kollateralschaden zu minimieren, wenn Du ohne festen Zeitrahmen durch die sozialen Netzwerke surfst.

TIPP: Als Erstes erstellst Du eine Liste mit Deinen Tagesaufgaben. Plane für jede Tätigkeit ein eigenes Zeitfenster und lass am Ende ein wenig Spielraum. Belege also 80 Prozent Deiner Zeit und lasse 20 Prozent für Unvorhergesehenes.

Dies gewährleistet eine gute Kommunikation im Unternehmen und sozialen Netzwerken. 

8. Teile anderen Deinen Zeitplan mit

Wenn es darum geht, Ablenkungen durch Menschen zu vermeiden, ist Kommunikation der Schlüssel.

Du musst ein Projekt abschließen? Informiere Kollegen, dass Du bis zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht erreichbar bist.

Du versuchst, ein Projekt zu beenden, während die Kinder im Haus sind? Teil ihnen mit, dass sie lebenslang Handyverbot bekommen, wenn sie Dich stören, es sei denn, jemand stirbt oder das Haus brennt ab. Wirkt!

Allerdings: Wenn Du Dir nicht die Mühe gemacht hast, einen konkreten Zeitplan für Dich festzulegen, wird es Dir auch nicht helfen, ihn mit jemandem zu teilen.

9. Komm auf den Punkt

Wenn Dich jemand stört, fordere unverzüglich das eigentlichen Kernthema. Dein „Auf-den-Punkt-kommen“-Stil könnte zwar bei manchen Leuten nicht gut ankommen, die gerne lange Einleitungsgeschichten erzählen, bevor sie zum eigentlichen Punkt kommen.

TIPP: Entschuldige Dich für eventuelle Unhöflichkeiten und frage unverzüglich nach dem Hauptpunkt.

Sobald Du das Kernthema kennst, kannst Du nach weiteren Informationen fragen, kluge Entscheidung treffen oder mit Punkt 3 fortfahren: Delegieren und Terminieren, ehe Du Dich wieder an die Arbeit machst.

Du wolltest doch jetzt wieder an die Arbeit gehen, oder etwa nicht?

10. Mein bester Tipp

Wenn Du einen besonderen Tipp oder Trick gefunden hast, der Dir hilft, Ablenkungen zu vermeiden, würde ich mich freuen, wenn Du ihn mir mitteilst! Schreib mir doch eine eMail! Ich würde mich freuen zu lesen, ob Dir diese Tipps geholfen haben.

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