Abgelenkt im Home-Office

Und plötzlich steht die Welt Kopf.

Die wenigsten hätten damit gerechnet, dass wir unser ganzes Business von heute auf morgen von zuhause aus organisieren müssen. Binnen weniger Tage wurden die MitarbeiterInnen mit Laptops und Handys ausgestattet, sodass der Arbeitsablauf, wenn auch zu Beginn holprig, weiterlaufen kann.

„Wo richte ich bloß meinen Arbeitsplatz ein, um meinen Ansprüchen etwas gerecht zu werden?“ So wurden die Basteltische der Kinder spontan in die „working area“ umfunktioniert. Denn wer ist schon daheim perfekt mit einem Büro ausgestattet?

Diese Herausforderung musste auch ich beim online Speed-Reading-Seminar erkennen, wenn bei den TeilnehmerInnen zuhause kein Drucker zur Verfügung steht, um die Skripten und Unterlagen auszudrucken.

Mittlerweile haben sich die Meisten mit den derzeitigen Gegebenheiten recht gut arrangiert.

So spielt das Home-Office aufgrund des Corona Virus eine äußerst wichtige Rolle und ich gehe davon aus, dass uns dies noch länger begleiten wird. So einige haben erkannt, dass dies nicht nur Nachteile mit sich bringt und vermutlich wirst Du als UnternehmerIn und ManagerIn auch Deine MitarbeiterInnen in Zukunft regelmäßig im Home-Office arbeiten lassen.

Mit folgenden 3 Tipps gelingt es Dir auch von zuhause aus, nicht mehr abgelenkt im Home-Office zu sein und effizient Dein Unternehmen durch die Krise und vor allem auch AUS der Krise zu bringen.

Vermeide mögliche Ablenkungen

Die lieben Ablenkungen!

Schon Telefonanrufe, nicht notwendige Pausen, laute Geräusche und kleine Ablenkungen können Deinen Konzentrations- und somit auch Verständnisfluss unterbrechen. Genau diesen Herausforderungen müssen wir uns im Home-Office stellen. Insbesondere, als die ganze Familie inklusive Home-Schooling daheim war. Da kam es schon mal vor, dass mitten im Video-Call plötzlich das Töchterchen dastand und mit Papa spielen wollte.

Ebenso persönliche Probleme, Ängste und Unbehagen lenken Deine Gedanken ab und stören Deinen Flow. Die Angst, das nächste Monat nicht zu überstehen, die Sorge um das liebe Geld, plötzlich kein Einkommen mehr zu haben oder mit Kurzarbeit sehr reduziert zu sein. Negative Gefühle beeinträchtigen nicht nur den Arbeitsfluss, sondern hemmen auch Deinen Gedankenfluss.

Wie kannst Du schon im ersten Schritt sehr leicht Deine Umgebungsbedingungen an die Situation anpassen?

Schalte möglichste viele externe Störquellen aus, um nicht abgelenkt im Home-Office zu werden

Daher:

Erledige Aufgaben bei geschlossener Tür oder an einem ruhigen Ort.

Reserviere dafür einen Termin in Deinem Kalender, heißt blocke Dir Zeitfenster.

Bei Tätigkeiten, für die Du höchste Konzentration brauchst, schalte sogar das Handy aus, leite das Telefon um, und ganz wichtig: schalte alle Benachrichtigungen von E-Mails und Social Media aus.

Ping! Kennst Du das Geräusch, wenn eine Nachricht kommt? Oder Social Media im Hintergrund läuft.

Ping, oh….Susi hat einen neuen Betrag gepostet. Oh, sie trinkt grad Café Latte. „Ihr neuer Kontakt Sandra Musterfrau hat kürzlich einen Beitrag geteilt, der Sie interessieren könnte.“, „Gratulieren Sie Max Mustermann zur neuen Position als Personaldienstleister“ oder „Matthias hat heute Geburtstag. Wünsche ihm alles Gute zum Geburtstag.“

Dir sind diese berühmten Nachrichten von diversen Social Media Plattformen sicher genauso bekannt wie auch mir.

Bevor ich vergesse, meinem alten Online-Freund zu gratulieren, schreibe ich ihm gleich jetzt eine kurze Nachricht im Messenger. Gesagt, getan. Doch als ich auf die Uhr schaue, ist es plötzlich eine halbe Stunde später. Komisch… ich wollte doch nur meinem alten Freund gratulieren.

Dies sind alles Ablenkungen, die Du beim Arbeiten auf einem Computer vermeiden solltest. Dein Fokus sollte zu 100% auf DEINEN Tätigkeiten liegen und nicht auf irgendetwas anderem.

Ja, es ist schon sehr verlockend, nur für ein paar Sekündchen Dein Konto zu öffnen.

Du wirst nie merken, wie viele Sekunden eine Stunde hat. Nach einer Stunde wirst Du Dir selbst die Schuld dafür geben, dass Du Dich nicht richtig konzentrieren kannst.

Kontrolliere also Deine Versuchungen, und Du sparst sehr viel Zeit und Energie.

Bei störenden Geräuschen, wie etwa dem Partner, der auch im Home-Office agieren muss, spielenden Kindern, oder wenn eine Baustelle nebenan ist, helfen spezielle Kopfhörer, auch Noice Cancelling Kopfhörer (Affiliate-Link: klick hier >) genannt. Die billige Variante sind die bekannten Ohropax.

Ein letzter Tipp wäre noch, dass Du ruhige Randstunden nutzt.

Sollte Dein Hinterkopf jetzt aufschreien: „Oh nein, bei mir geht das nicht!“ Denke daran – this is how we fuck ourselves.

Ein paar Fragen möchte ich Dir diesbezüglich mitgeben, über die Du Dir Gedanken machen solltest:

• Sind mir Unterbrechungen willkommen?
• Bin ich gern abgelenkt im Home-Office?
• Verpasse ich etwas, wenn ich nicht erreichbar bin?
• Bin ich überhaupt bereit, mich meiner Aufgaben voll und ganz zu widmen, ohne dass ich erreichbar bin?

Situationen wie diese lenken Dich davon ab, einen produktiven Arbeitstag zu haben. Solche Unterbrechungen stehlen Dir nicht nur wertvolle Zeit, sondern bringen Dich zusätzlich auch aus Deinem Workflow.

Es ist daher wichtig, alle Ablenkungsquellen vor dem Arbeitsbeginn ausnahmslos auszuschalten. Gerade in Zeiten wie diesen ist es unabdingbar, dass Du und Deine MitarbeiterInnen mit voller Konzentration an der Umsetzung der gesteckten Ziele arbeiten, da die Einnahmen aufgrund der Krise begrenzt sind.

Und wie sagt man so schön: Time is Money! (Zeit ist Geld!)

Behalte diese vielen Tipps nicht für Dich, sondern leite sie an Dein Team weiter! Schließlich „zieht ihr gemeinsam den Karren“.

Verschaffe Dir einen freien Kopf

Nachdem Du nun von außen nicht mehr gestört werden kannst, sollte es doch direkt mit dem produktiven Arbeiten losgehen, richtig?

Leider stimmt das nicht ganz. Gerade in Ausnahmesituationen wie bei einer weltweiten Pandemie kann es besonders schwer sein, einen klaren Kopf zu bewahren und nicht durch tägliche Herausfoderungen abgelenkt im Home-Office zu sein. Als Geschäftsführer denkst Du an die laufenden Fixkosten, Kurzarbeit, eventuelle Kündigungen und an den Geschäftseinbruch.

Deinen Angestellten geht es vermutlich ähnlich, da auch sie mit dem Kopf bei ihren Problemen sind. Diese können von finanziellen Schwierigkeiten wegen der Kurzarbeit bis hin zu der Sorge um Familienmitglieder, die der Risikogruppe angehören, reichen.

Um produktiv arbeiten zu können, ist es aber besonders wichtig, sich auf das aktuelle Thema fokussieren zu können.

Den Kopf wie einen Kippschalter ganz einfach abdrehen geht leider nicht so einfach, wenn man nicht entsprechende Methoden dafür hat und diese auch täglich trainiert. Ich persönlich schätze diese drei Mentaltechniken sehr:

1. Meditation
2. positive Affirmationen
3. Visualisierung

Diese wende ich im Zuge meiner Morgenroutine an. Diese hat mir schon sehr oft durch diverse Herausforderungen geholfen. Wie mein Morgen sonst noch aussieht, werde ich Dir bald erzählen.

Wenn Du gerade ein Wirrwarr in Deinem Kopf hast und viele verschiedene Gedanken in Deinem Kopf kreisen, hilft auch diese rasche und sehr effiziente Übung:

Nimm Dir jetzt gleich einen Zettel und schreibe alles auf, was Dir im Kopf herumschwirrt.

Deine Gedanken aufzuschreiben kannst Du ganz spontan und „ohne Sinn und Verstand“ machen, oder aber Du nimmst Dir die folgenden Satzanfänge in beliebiger Reihenfolge vor, die Du jetzt mit Deinen eigenen Endungen ergänzen kannst:

Ich muss …
Ich sollte …
Ich finde, dass …
Es ärgert mich, dass …
Ich frage mich, ob …
Ich darf auf keinen Fall …
Es macht mir Sorgen, dass …
Es geht mir einfach nicht aus dem Kopf, dass …
Ich hoffe, dass …

Nimm Dir bitte dafür 10 Minuten Zeit und sorge dafür, dass Du in dieser Zeit ungestört bist. Und wenn Du vor Ablauf der 10 Minuten nicht mehr weiterweißt, lies einfach nochmal alle Satzanfänge durch. So lange, bis Dir noch weitere Gedanken kommen, die Du aufschreiben kannst.

Dinge aufzuschreiben bringt nicht nur Ordnung in Deinen Kopf, sondern diese zu notieren regt auch den Geist an, aus Herausforderungen Chancen zu kreieren. So bist Du nicht abgelenkt im Home-Office und Deinem vollem Fokus einen Schritt näher.

Plane ausreichend Pausen ein, um nicht abgelenkt im Home-Office zu sein

„Ich habe doch erst vor zwei Stunden begonnen zu arbeiten, wieso ist meine Produktivität am Tiefpunkt?“

Viele Menschen sind sich nicht der Macht der Pause bewusst, werden doch Pausen als Makel, Ineffizienz und Faulheit gesehen. Lieber beschäftigt tun, als als faul gesehen zu werden. Um nicht abgelenkt im Home-Office und wirklich produktiv zu sein, ist genau dieses Phänomen zu vermeiden, und Pausen sind extrem wichtig!

Pausen helfen Dir, nicht nur Informationen besser abspeichern zu können, sondern diese auch später wieder abrufen zu können.

Nicht umsonst sagt man so schön: „Nichts bringt uns auf unserem Weg besser voran als eine Pause“ (Elisabeth Barrett-Browning).

Schon nach kurzer Zeit wird Dir auffallen, dass Dein Arbeitstag viel produktiver UND entspannter ist. Ebenso wirst Du Dich viel besser auf Deine Aufgaben konzentrieren können.

Diese Pausenplanung soll Dir auch zeigen, dass die Dauer der Pause nach jedem Arbeitsdurchgang länger wird. Du und Dein Gehirn brauchen die Regeneration!

Gerade jetzt im Home-Office läuft alles über den Computer und Du starrst während der Arbeit nur auf den Bildschirm. Jetzt erst recht sind Pausen fürs Gehirn und Deine Augen unabdingbar! Wer glaubt, es wäre eine erholsame Pause, wenn man zB online shoppt, der irrt. Mails checken ist keine Pause! Surfen ist keine Pause! Und über die Arbeit plaudern auch nicht!

Zu einer wirklich erholsamen Pause gehören diese drei Kontrastprogramme:

• Tätigkeitswechsel – tu etwas Anderes
• Inhaltswechsel – beschäftige Dich mit etwas Anderem
• Raumwechsel – verlasse Deinen Arbeitsplatz

Dieses Prinzip gilt für die Mittagspause genauso wie für das Wochenende, den Feierabend und den Urlaub.

Mögliche Pausengestaltungen könnten sein:

• bewege Dich
• gehe kurz an die frische Luft
• iss einen kleinen Snack, aber Achtung: nicht das Leberkäs-Semmerl sondern vollwertige Produkte unterstützen Dein Gehirn 😉 
• tagträume und baue Luftschlösser
• mach auch das berühmte „Powernapping“ – dies sollte allerdings nicht länger als 30 Minuten dauern

All das kann eine Pause effektiv machen. Lege generell lieber mehrere kleine Minipausen ein, als die ausgiebige mediterrane Siesta.

Es kann Dich jetzt also nichts mehr aufhalten, Deine Arbeit bestmöglich umzusetzen, und Du bist auch in Zukunft für die Zeit im Home-Office gut gewappnet.

Zum Schluss möchte ich Dir noch eine Energiebooster-Übung, eine einfache Überkreuzbewegungsübung als Pausengestaltung mitgeben.

Steh‘ einfach mal vom Schreibtischsessel auf, spiele Deine Lieblingsmusik und gehe auf der Stelle, ziehe abwechselnd ein Knie nach dem anderen hoch und führe es mit dem jeweils gegenüberliegenden Ellenbogen zusammen. Das linke Knie mit dem rechten Ellenbogen und dann das rechte Knie zum linken Ellenbogen. 2-3 Minuten lang aktivierst Du so Dein Gehirn und Du wirst gerade dann, wenn Du diese Übungen regelmäßig zwischen den Arbeitsabschnitten durchführst, merken, welche positiven Auswirkungen sie sowohl auf die körperliche als auch auf Deine geistige Aktivität hat.

Also, komme nun ins TUN and „move your body“!

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